Introducción a PDF

¿Qué es PDF?

Portable Documento Format, por sus siglas en inglés, o Formato de Documento Portátil, en su traducción al español, es un formato de almacenamiento para documentos digitales. Su principal virtud es facilitar el intercambio de documentación digital de manera fiable, independientemente del software, el hardware o el sistema operativo que haya generado el archivo original, o la plataforma que lo reciba para su lectura.

El documento PDF puede contener vínculos (enlaces, links), botones que permiten interactuar, campos de formulario que podemos rellenar, audio, vídeo e incluso lógica empresarial. Además, puede ser firmado electrónicamente, para dar validez legal a la documentación online presentada, por ejemplo, frente a la Administración Pública.

Distinto es un diagrama de flujo de datos (DFD), que consiste en una representación gráfica del flujo de datos que transcurren a través de un sistema de información. Y en ningún caso debemos confundirlo con el flujo de una empresa, como comúnmente se conoce al flujo de efectivo, el flujo de caja (cash flow en inglés) del dinero en efectivo que entra y sale de la caja registradora de la empresa.

Historia del PDF ¿Cuál es su origen?

Un sistema de trabajo, para operar con eficacia y cumplir con el resultado propuesto, debe conectar a todos los empleados y las empleadas de la empresa con el proceso de negocio correspondiente. Pero no pueden ser conectados de cualquier manera, sin un criterio claramente pautado definido.

Un flujo de trabajo informatizado es esencial para lograr que sea automático, racional, previsible y mucho más permeable a todos los departamentos que configuran la empresa. Todas las trabajadoras y los trabajadores deberán seguir las normas de funcionamiento y las reglas operativas que se hayan fijado para la consecución exitosa del proceso de trabajo.En particular, saltarse el orden de las tareas preestablecido, o mezclar ejecuciones que alteren el flujo de trabajo establecido, alterará todas las previsiones de cumplimiento e imposibilitará su automatización. En la medida de lo posible, es imprescindible evitar el caos reduciendo la incertidumbre al mínimo posible.

En 1991 el Doctor John Warnock, cofundador de la empresa estadounidense de software Adobe Systems, conocida mundialmente por su programa de retoque fotográfico Adobe Photoshop, lanzó «The Camelot Project (el proyecto Camelot). Su ambicioso objetivo era conseguir que cualquier usuario pudiera generar documentos desde cualquier aplicación y, fácilmente, enviar la versión electrónica del documento a cualquier parte para que fuera visto e impreso en cualquier lugar del mundo desde cualquier plataforma.

Un año después, en 1992, el proyecto Camelot pasó a llamarse tal como lo conocemos en la actualidad: PDF. Y el 1 de julio, pero ya del 2008, fue lanzado como un estándar de código abierto y publicado por la Organización Internacional de Estandarización (ISO) como normativa ISO 32000-1.

¿Por qué es tan usado el PDF?

¿Por qué es tan popular el formato documental PDF? Sobretodo porque, al generar un archivo PDF a partir de otros documentos y/o imágenes, todo se ve exactamente igual. Los archivos Adobe PDF conservan todos los datos del fichero original, aunque los distintos elementos (textos, gráficos, hojas de cálculo,…) provengan de distintas fuentes.

A diferencia de otros documentos de texto que, cuando los envías a otro usuario se entremezclan los párrafos, se desordenan las páginas, muestran caracteres no legibles,… el archivo de texto PDF no pierde su formato. El receptor del mensaje recibe exactamente el mismo mensaje enviado por el emisor.

En general, al intentar abrir un mismo documento de texto en un sistema operativo diferente (MacOs, Microsoft Windows o GNU/Linux), el archivo abierto se mostrará con un aspecto distinto y es muy probable que se modifique la estructura del documento original. Incluso, para según qué formatos, es posible que no sea reproducible en todos los sistemas operativos. El formato PDF es multiplataforma, compatible con los principales sistemas operativos y no se altera su aspecto o su estructura originales al abrirlos.

La seguridad en los archivos PDF.

Al trabajar con documentos electrónicos que puedan contener información sensible para la empresa, como es la documentación legal, el resultado de una auditoría interna o la descripción de una innovación, la seguridad se convierte en un elemento fundamental.

Puedes cifrar tus archivos PDF, protegerlos con una contraseña más o menos compleja, y evitar que nadie más pueda copiarlos o, aún peor, modificarlos sin tu consentimiento.

Cómo generar un archivo PDF

Al ser una especificación abierta, la herramienta PDF se ha integrado en las suites ofimáticas más populares, como Microsoft Office 365, donde puedes convertir al instante documentos de Microsoft Word, hojas de cálculo de Microsoft Excel o presentaciones de diapositivas en Microsoft PowerPoint a PDF con sólo pulsar un botón. O las aplicaciones ofimáticas de software libre más conocidas, como OpenOffice o LibreOffice.

Es más, un archivo PDF puede generarse desde cualquier aplicación informática, aunque no se haya desarrollado una adaptación específica. Basta con instalar una «impresora virtual» en el sistema operativo, y mediante esta pasarela podrás generar el fichero PDF.

Cómo abrir un archivo PDF

Existen múltiples vías para abrir un documento PDF y visualizarlo. La más común es descargarse e instalar el programa Adobe Acrobat Reader DC, que es el oficial y además es gratuito. Pero también existen múltiples lectores PDF de terceras empresa, con mayor o menor número de funcionalidades, como puedan ser Foxit Reader o Sumatra PDF.

Otras posibilidades es abrir el archivo PDF a través de un navegador web, como puedan ser Google Chrome o Mozilla Firefox, pues ambos disponen de un lector de PDF integrado. U optar por un lector de libros electrónicos, que también soportan el formato PDF, como pueda ser Kindle.

¿Por qué utilizar el formato PDF en la Gestión Documental?

Precisamente por todas las ventajas enumeradas, este formato de texto es de los más extendidos en Internet para intercambiar documentos. Tanto en empresas de todos los sectores productivos, como en las instituciones educativas o en la administración pública, su uso es común y diario.

Al escanear documentos y formularios impresos en papel, y convertirlos al formato estándar PDF, conseguirás archivos inteligentes, fáciles de buscar, con todas las facilidades para compartir, y sin ningún problema al clasificar y almacenar.

Tomado de:

Qué es y para qué sirve el PDF
por Digitaldocu | Dic 7, 2019 | Gestión Documental | 0 Comentarios